Zasady finansowania wyjazdów dziennikarzy na sesje i seminaria PE

Dziennikarzom zaproszonym przez Biuro Informacyjne Parlamentu Europejskiego w Polsce na sesje plenarne w Strasburgu i Brukseli, seminaria, konferencje prasowe, posiedzenia komisji parlamentarnych, Parlament Europejski refinansuje koszty podróży oraz dofinansowuje koszty pobytu na miejscu na następujących zasadach:

1.1 Koszty podróży

Zwrot kosztów podróży dziennikarza (między miejscem pracy a miejscem zaproszenia) jest dokonywany w oparciu o faktycznie poniesione wydatki w transporcie publicznym (samolot, pociąg, prom, autobus) lub kwotę zryczałtowaną w przypadku podróży samochodem.
Dziennikarz sam dokonuje rezerwacji oraz zakupu biletów. Następujące zasady mają zastosowanie do wyboru środków lokomocji:

  • Bilet lotniczy w klasie ekonomicznej lub tańsza opcja - jeżeli odległość (w jedną stronę) przekracza 400 km
  • Bilet kolejowy 1 klasy - dotyczy pociągów zwykłych (z dopłatami)
  • Bilet kolejowy 2 klasy - dotyczy pociągów tzw. szybkiej kolei (Thalys, Eurostar, TGV, z dopłatami) niezależnie od odległości
  • Ekwiwalent ceny biletu kolejowego 1 klasy w pociągu zwykłym (bez dopłat za rezerwację miejsca itp.) na tej samej trasie jest wypłacany w przypadku dojazdu samochodem.

Jeżeli dziennikarz połączy inny wyjazd służbowy lub prywatny z zaproszeniem do Parlamentu Europejskiego, to otrzyma refundację podróży wyłącznie na trasie między miejscem pracy a miejscem, którego dotyczy zaproszenie.

1.2 Koszty pobytu

Dziennikarz otrzymuje zryczałtowaną kwotę w wysokości 180 euro za noc spędzoną w Strasburgu lub Brukseli jako dofinansowanie kosztów pobytu na pokrycie kosztów wyżywienia, noclegów, transportu lokalnego, w tym transportu między lotniskiem a centrum miasta. W przypadku wydarzeń wielodniowych wypłacane są maksimum dwie diety, a w przypadku wydarzeń jednodniowych - jedna.

2. Sposób dokonywania płatności

2.1.Przelew bankowy

• Jeżeli dziennikarz został zaproszony do Parlamentu Europejskiego w Brukseli (na sesję, seminarium, posiedzenie komisji) zwrot jest dokonywany wyłącznie przelewem bankowym w euro na konto dziennikarza lub redakcji. Dokumenty należy przekazać attache prasowemu odpowiedzialnemu za organizację seminarium lub, w przypadku wyjazdu na sesję lub posiedzenie komisji, przekazać Pani Gyorgyi Macsai:

Gyorgyi Macsai budynek MOY 05T030, Rue Montoyer 75, 1047 Brussels, Belgium, tel. 0032.2. 283 13 88 (korzystając z ogólnodostępnych aparatów telefonicznych w budynkach PE należy wykręcić jedynie pięć ostatnich cyfr), e-mail:  gyorgyi.macsai@europarl.europa.eu.

• Jeżeli dziennikarz został zaproszony do Parlamentu Europejskiego w Strasburgu, ale za podróż zapłaciła redakcja zwrot kosztów nastąpi przelewem. Dokumenty należy złożyć u Pani Gyorgyi Macsai, budynek PFL, biuro F04/010, 0033.3.88 1 73791 (korzystając z ogólnodostępnych aparatów telefonicznych w budynkach PE należy wykręcić jedynie pięć ostatnich cyfr).

2.2. Gotówka

• Podczas sesji plenarnych Parlamentu Europejskiego w Strasburgu istnieje możliwość rozliczenia podróży w gotówce (w euro) na miejscu.

W tym celu należy zgłosić się do Pani Gyorgyi Macsai, budynek PFL, biuro F04/010, a następnie udać do kasy.

Godziny otwarcia kasy: 9.00-12.00 i 14.30-17.00 (nieczynna w poniedziałek rano i w czwartek po południu).

2.3. Wykaz dokumentów, które należy przedstawić przy rozliczeniu:

  • Zaproszenie
  • Legitymacja prasowa lub list z redakcji potwierdzający współpracę/zatrudnienie
  • Dowód tożsamości (dowód osobisty lub paszport)
  • Oryginały biletów, faktur (Faktura nie jest obowiązkowa, jeżeli dziennikarz jest w stanie przedstawić inny dokument, na którym widnieje cena biletu. Faktura powinna zostać wystawiona na dziennikarza lub redakcję (jeżeli ta pokrywa koszty), nie na Parlament Europejski), kart pokładowych
  • Zaświadczenie o cenie biletu kolejowego w przypadku podróży samochodem (zaświadczenie powinno zostać wydane przez PKP lub agencję podróży)
  • Dziennikarz podpisuje oświadczenie, że nie otrzymuje innego dofinansowania ze środków wspólnotowych (od grup politycznych, Komisji Europejskiej, itp.).
  • Gdy zwrot jest dokonywany przelewem - zaświadczenie o numerze konta bankowego (w razie problemów z uzyskaniem pieczątki banku, proszę dołączyć np. wyciąg z konta, gdzie widnieje nazwa posiadacza rachunku oraz pełen numer konta (dane finansowe proszę zamazać) oraz wniosek o refundację (payment request form).
  • Obecność można potwierdzić zgłaszając się osobiście do osoby odpowiedzialnej za dokonywanie refundacji. Honorowane jest także pisemne potwierdzenie uczestnictwa podpisane przez attache prasowego lub szefa Biura Informacyjnego.